L’emergenza Coronavirus ha spinto il Governo a favorire il ricorso aziendale allo smart working, anche attraverso una procedura semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni, ai sensi del DPCM del 1° marzo 2020.
In base a tale decreto, per la durata dello stato di emergenza, tutti i datori di lavoro – per ogni rapporto di lavoro subordinato e – possono attivarlo anche in assenza di accordi individuali ivi previsti, assolvendo in via telematica agli obblighi informativi verso i lavoratori stessi, ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito INAIL.
26 Febbraio 2020 La disciplina del lavoro agile – definita come modalità di lavoro dipendente senza vincoli di orario e di luogo di lavoro, con prestazione lavorativa svolta in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa – è invece sintetizzata nel Jobs Act autonomi (legge n. 81/2017).
L’accordo di smart working
Non si tratta di una forma contrattuale ma di una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, previo accordo tra il lavoratore e il datore di lavoro. Per questo motivo, date per assodate le regole INAIL e le disposizioni che il vostro consulente del lavoro vi comunicherà, desideriamo soffermarci sulla parte GDPR Privacy offrendo alcuni spunti essenziali al fine di completare in modo regolare la pratica:
Accordo che di norma deve essere in forma scritta, al fine di essere conforme al GDPR deve contenere almeno questi contenuti minimi:
- esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, con particolare riguardo agli strumenti tecnologici utilizzati e al rispetto del diritto alla disconnessione per il lavoratore;
Le modifiche al codice della privacy (decreto legislativo n. 101/2018) per adeguare la normativa italiana al GDPR hanno avuto come obiettivo anche quello di aggiornare la disciplina in materia di trattamento dei dati alle esigenze della “digital transformation”. A questo scopo il “nuovo” codice inserisce anche il lavoro agile tra gli ambiti lavorativi in cui il datore di lavoro è tenuto a garantire al lavoratore il rispetto delle norme sulla privacy.
Quali sono le questioni su cui porre maggiore attenzione?
I profili a cui occorre prestare un’adeguata attenzione riguardano, innanzitutto, tutti gli aspetti inerenti all’uso delle tecnologie.
Quanto a queste, infatti, vengono in rilievo due fondamentali aspetti di cui il Datore di lavoro deve tener conto:
- La sicurezza dei dati e delle reti aziendali, a tutela dei propri clienti e fornitori. Il datore di lavoro deve chiedersi, pertanto, se gli apparecchi in dotazione del lavoratore rispondano ad adeguati standard di sicurezza (Data Protection e Cyber Security);
- La protezione del lavoratore con riferimento al controllo “a distanza” del suo operato e l’esercizio dei poteri disciplinari (art. 4 St. Lav., richiamato esplicitamente dal “nuovo” codice Privacy);
La compilazione e l’aggiornamento della valutazione d’impatto “privacy” (art. 35 regolamento (UE) n. 2016/679), effettuata eventualmente anche nei casi in cui non è obbligatoria, può rappresentare una risposta concreta ai suddetti problemi collegati all’utilizzo delle nuove tecnologie nell’ambito dello Smart Working.
Nell’accordo smart working ti ricordiamo di inserire anche il paragrafo privacy.
Qui di seguito ti diamo un suggerimento.
Riservatezza e Privacy
Ricordiamo infine che, a norma di legge e di contratto, è tenuto alla più assoluta riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali in Suo possesso e/o disponibili sul sistema informativo aziendale e che conseguentemente dovrà adottare – in relazione alla particolare modalità della Sua prestazione – ogni provvedimento idoneo a garantire tale riservatezza.
Inoltre,
nella qualità di “incaricato” del trattamento dei dati personali, anche presso
il Suo luogo di prestazione fuori sede, dovrà osservare tutte le istruzioni e
misure di sicurezza di cui alla lettera di nomina di cui ha già preso visione.
In particolare, con riferimento alle modalità smart work, richiamiamo la sua
attenzione sui seguenti punti di cui alle citate istruzioni:
- deve porre ogni cura per evitare che ai dati possano accedere persone non autorizzate presenti nel Suo luogo di prestazione fuori sede;
- deve procedere a bloccare l’elaboratore in dotazione in caso di allontanamento dalla Sua postazione di lavoro, anche per un intervallo molto limitato di tempo;
- alla conclusione della prestazione lavorativa giornaliera è obbligatorio da parte Sua conservare e tutelare i documenti eventualmente stampati provvedendo alla loro eventuale distruzione solo una volta rientrato presso la Sua abituale sede di lavoro;
- qualora, invece, in via d’eccezione, al termine del lavoro risulti necessario trattenere presso il Suo domicilio materiale cartaceo contenente dati personali, lo stesso dovrà essere riposto in armadi, cassetti o altri contenitori muniti di serratura.
Per ricevuta ed accettazione
Firma Società _________________________
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